ビジネスフォンはクラウド化した方が良い?メリット・デメリットから考える

社内通話(内線)が無料!社外通話もお得!その上、様々な便利機能が搭載された電話、それが「ビジネスフォン」。もはや、ビジネスを円滑に進める上で欠かせないものと言えます。

実は、そんなビジネスフォンの「クラウド化」が進んでいるのをご存知でしょうか?いわゆる「クラウド型ビジネスフォン」と呼ばれるもの。単純に、クラウド上のサービスとしてビジネスフォンを利用できるというものです。

ただ、すでにビジネスフォンがある中、本当にクラウド化する必要はあるのか?疑問が残ります。そこで今回は、そんなビジネスフォンのクラウド化に対する、メリット・デメリットをご紹介しましょう。

1.メリット

冒頭でお伝えした通り、ビジネスフォンは通話料がお得!また、便利機能が搭載されているなどのメリットがあります。では、クラウド化した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか?

  1. 初期投資が少ない
  2. 運用コストが低い
  3. 柔軟に拡大できる
  4. 端末を選べる

1.初期投資が少ない

従来のビジネスフォンであれば、主装置や電話機など、設置・設定工事を行う必要がありました。反面、クラウド化ではネット上のサービスを利用するだけ。つまり、ネット環境さえ整っているのであれば、おおよそ初期投資の必要がないのです。

2.運用コストが低い

オフィス内に主装置を設置する場合、専用の場所を用意し定期的に点検・整備を行う必要があります。当然、少なくない運用コストが掛かるのです。その点、クラウド化することで点検・整備はサービスを提供する側の責任。必要以上に管理に関わる必要がないと言えます。

3.柔軟に拡大できる

従来のビジネスフォンでは、一度設置・設定工事を行うと容易には増設も移設もできません。仮に、電話機の増設を行うのであれば、同様に工事が必要です。反面、クラウド化ではその時々の状況に合わせて規模の選択が可能。小規模から利用し、事業が大きくなるにつれて徐々に拡大できます。

4.端末を選べる

ビジネスフォンと言えば、たくさんのボタンが付いた専用の固定電話機が一般的です。当然、固定電話機は持ち運ぶことも勝手に移動させることもできません。その点、クラウド化で選べる端末は、固定電話はもちろんスマホやタブレット、PCなど様々。利用状況に合わせて自由に選択できるでしょう。

ビジネスにおいて、安さと自由度は非常に重要な要素です。特に、初期投資も運用コストも少ないということは、それだけ他の設備に資金を回せることになります。

ビジネスフォンのクラウド化というのは、単に便利になるだけではない。ビジネスの発展に効果が期待できるサービスと言えるのです。

2.デメリット

先ほどは、ビジネスフォンのクラウド化について、メリットをご紹介しました。そこで今度は、ビジネスフォンのクラウド化について、デメリットを見ていきましょう。

  1. サービス全体の脆弱性
  2. セキュリティ面でのリスク
  3. カントリーリスクの問題

1.サービス全体の脆弱性

従来のビジネスフォンは、きちんと電話回線を使用してのサービス提供でした。反面、クラウド化ではネット上でのサービス提供。つまり、単純なビジネスフォンのような確かな「物質」はないのです。万が一、提供する側が倒産、またはネットワーク障害が発生した場合、サービスの一切を使用できなくなる危険性があると言えます。

2.セキュリティ面でのリスク

実際に電話回線を使用している場合、情報漏洩というのは電話会社が関与していない限りほとんど発生しません。しかし、クラウド化にはウイルス感染や不正アクセスなど。ネットならではのセキュリティ面でのリスクが存在します。万が一、ウイルス感染に遭えば、会社の機密情報が漏洩してしまうかもしれないのです。

3.カントリーリスクの問題

ビジネスフォンのように電話回線を使用する場合、「データセンター」は日本国内に設置されています。反対に、クラウド化ではネット環境さえあれば世界各国どこにでも、データセンターの設置が可能です。当然、国ごとに情報に関しての取り扱いは異なるもの。設置場所によっては、法的規制により不当な不利益を被る可能性もあります。

ビジネスにおいて、情報というのは何よりも守らなければならない財産と言えます。また、万が一にでも漏洩させれば、社会的に信用を失う重大な問題です。

ビジネスフォンのクラウド化では、従来以上にセキュリティ面でのリスクが発生します。このセキュリティリスクにどう対処するか、安全にビジネスフォンのクラウド化を進める上で必須の問題と言えるのです。

3.導入のポイント

ビジネスフォンのクラウド化について、メリット・デメリットをご紹介しました。結局のところ「導入した方がいいの?しない方がいいの?」と疑問を持つ方も多いと思います。

結論から申し上げると、ビジネスフォンはクラウド化するのがおすすめ!

2017年現在、世界中、様々な「サービス」と「もの」のクラウド化が進められています。そして、クラウド上でそれらを連動させることで、さらにより良いサービスの提供、ものの開発が起きているのです。

当然、このことはビジネスフォンのクラウド化にも当てはまります。事実、クラウド化を進めることでスマホやタブレット、PCの活躍の場はさらに広がっています。また、スマホのアプリケーションとの連動にも期待が持たれています。

導入のポイントは?

しかし今はまだ、それほどビジネスフォンのクラウド化は普及していません。今すぐ検討するとなると、どう導入するのが良いか分からないものと思います。そこで、以下にビジネスフォンのクラウド化に対して、導入のポイントをまとめました。

  1. 提供側の情報
  2. サーバーの位置
  3. 不具合の頻度
  4. デメリットの理解

1.提供側の情報

先述した通り、ビジネスフォンのクラウド化は、あくまで提供側がサービスを維持している間だけのもの。当然、提供側が倒産またはサービスの中止を行えば、ビジネスフォンを使用できなくなります。

ポイントは、提供側の運営状況の把握。倒産のリスクは低いのか?クリーンな運営状況を維持できているのか?など、事前に情報収集しておく必要があるでしょう。

2.サーバーの位置

ビジネスフォンのクラウド化では、サーバーは海外に設置しても問題ありません。しかし、設置場所によっては、テロ攻撃や自然災害などで突如消滅することも。それほどではなくとも、設置国の対応として運営停止に追い込まれる可能性もあります。

ポイントは、サーバーの位置がどこなのか把握すること。そして、設置国の内情やリスクについて調べておくことなど、できれば国として安定した地域のサービスを選ぶことをおすすめします。

3.不具合の頻度

電話回線のように「有線」でのサービスでは、万が一の際には、迅速な対応を期待できます。反面、ビジネスフォンのクラウド化では、システム障害や通信障害など。突如としてサービスが利用できなくなるリスクがあります。

当然、しばらく待てば復旧されますが、提供側の対応速度によるもの。必ずしも早いをは限りません。万が一、不具合が起こることを想定し、あらかじめ相談窓口(コールセンターなど)の連絡方法や時間帯は確認しておくのが良いでしょう。

4.デメリットの理解

今回、ビジネスフォンのクラウド化ということで、メリット・デメリットを紹介しました。中でも、特にメリットが強調されていたと思います。しかし、上記の通り、クラウド化には様々なデメリットも存在しています。

デメリットを理解せず、良い面ばかりを意識して導入しては、思わぬトラブルに巻き込まれる危険性も。場合によっては、取り返しの付かない事態になることも考えられます。デメリットについても十分検討した上で、導入を進めてください。

上記は、導入のポイントと言うよりは、注意点のようにも思えます。しかし、どれも導入する上で確認しておいた方が良いものばかり。ぜひ、ビジネスフォンのクラウド化を進める上で、チェックしてみてください。

4.まとめ

今回は、ビジネスフォンのクラウド化について、メリットとデメリットをまとめました。安くて便利というのはクラウド化の大きなメリットと言えます。ただ反対に、サービスの維持やセキュリティリスクのようなデメリットもあるのです。

大切なのは、必要となる情報を十分に集め、精査しておくということ。ぜひ、ビジネスフォンのクラウド化について、良い面も悪い面も把握した上で、前向きに検討してみてください。

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