利用シーンから考える!ビジネスフォンをクラウド化する効果とは

従来のビジネスフォンであれば、設置・設定工事を行った1拠点でしかサービスを利用できませんでした。仮に、複数拠点にてビジネスフォンを利用するのであれば、各拠点に対して同様の設備投資が必要となります。

また、この設備投資という面から、ある程度の余裕が無ければ導入さえ難しいと言えます。そこで登場したのが、ビジネスフォンを「クラウド化する」という考え方。つまり、設備投資の部分を「仮想(ネット上)」で補うというものです。

しかし、正直なところ、クラウド化することでどれほどの効果が期待できるのかは、中々予想できないもの。そこで今回は、ビジネスフォンのクラウド化について、利用シーンからその効果まで考えていきたいと思います。

1.複数拠点間で内線として利用したい

最初の利用シーンは、「複数拠点」を繋ぐというもの。例えば、1社で複数の店舗を展開する「チェーン店」、または1社1店舗なものの複数社が連携を取る場合など。複数店舗間での通話を「内線化」して利用したい場合です。

クラウド化することで、比較的簡単に複数店舗を繋げることが可能!

ビジネスフォンのクラウド化では、インターネット回線を使用します。つまり、ネット環境さえ整っているのであれば、従来のビジネスフォンのような大掛かりな設備投資が必要ではありません。

また、使用できる端末もスマホやタブレット、PCなどから比較的自由に選択することができます。わざわざ固定電話を用意せずとも、各店舗従業員のスマホやタブレットを代用することも可能なのです。

導入事例01:アパレル会社

数年前に設立されたばかりのアパレル会社。いわゆる「ベンチャー企業」として日々急成長する中、店舗数増加に合わせてサービスを拡張できる、自由度の高いビジネスフォンを利用したいとのことです。

確かに、従来のビジネスフォンであれば、拡張するたびに設備投資が必要でした。正直、アパレル関係のように急速に店舗数が増える中、その都度設備投資をしていたのでは莫大な負担に繋がります。

クラウド化した効果は?

効果としては、クラウド化することで店舗が増えるごとに拡張しやすいということ。本来掛かるはずの設備投資を、別のものに予算として回せるということが挙げられます。

また、店舗間での繋がりが強化されたことにより、業務効率UPという効果も。また、店舗利用者へのアフターサービス(クレーム対応)などもスムーズに処理することが可能となりました。

ポイントは、わざわざ店舗にネット環境を整えなくても良いということ。社員や店員のスマホを利用すれば、ほとんど設備投資をせずに利用でき、効果を得ることができるということと言えます。
日々急成長する企業にとって、ビジネスフォンのクラウド化は大きな助けとなるでしょう。

2.成長・変化が激しいので利用したい

次の利用シーンとしては「成長・変化」に対応したいというもの。例えば、アプリ開発で急成長を遂げる「IT企業」、またはWeb上でシステムを開発・提供している「Web関連企業」など。オフィスの移転・新設、レイアウト変更のなどの「変化」に対して利用したい場合です。

クラウド化することで、様々な拡大・変化に対応が可能!

先述した通り、ビジネスフォンのクラウド化はネット環境さえあれば利用できるもの。従来のビジネスフォンのように、オフィス移転の度に設備も引越しする必要はありません。

当然、ネット環境をWi-Fi化しておくことで、わざわざ各端末を有線で繋ぐ必要もないと言えます。つまり、オフィス内のレイアウト変更を頻繁に行ったとしても、ビジネスフォンのクラウド化では問題ないのです。

導入事例02:IT企業

数人の社員、自室の片隅から始まったいわゆる「アプリ製作会社」。ヒット商品(アプリ)の登場により急成長!その度に社員も増加!オフィスも移転・変更を繰り返すため、規模に合わせて利用できるビジネスフォンが必要とのことです。

確かに、規模の小さな段階から広いオフィスを準備するというのは負担が大きいもの。だからと、規模に合わせて頻繁にオフィスを引っ越していたのでは、従来のビジネスフォンでは設備投資が莫大なものになります。

クラウド化した効果は?

効果としては、ビジネスフォンのクラウド化により、従来のような大掛かりな工事を行う必要がないということ。移転先のオフィスにネット環境さえあれば、あとは必要な端末を持ち込むだけで利用できることが挙げられます。

また、アプリ提供では欠かせないお客様窓口、いわゆる「ホットライン」の維持にも効果が。スマホを窓口として利用することで、社内外に関わらず対応が可能!サービス利用者の要望にいち早く対応し、満足度UPという効果に繋がると言えます。

ポイントは、利用者側の規模に合わせて自由に拡張できること。特に、ビジネスフォンのクラウド化では、管理画面はWeb上にあります。つまり、利用者側で回線の増設・変更が可能なのです。

日々変化が激しい企業にとって、ビジネスフォンのクラウド化であれば柔軟に対応できるでしょう。

3.少人数で分け合いながら利用したい

最後の利用シーンとしては「シェア(分け合う)」したいというもの。例えば、個人事業主が一時の仕事場として借りる「レンタルオフィス」、一時的に複数人が1つの事業のために集まる「共同事業」など。あくまで少人数として1つのサービスを分け合いながら利用したい場合です。

クラウド化することで、少人数でも必要なサービスを受けることが可能に!

ビジネスフォンのクラウド化では、利用者は1人から登録が可能!また、おおもとの1人が契約しておくことで、複数人で同一のサービスを分け合うことも。企業として契約する必要がないのです。

当然、個人として契約しておけば、レンタルオフィスはもちろんカフェや自宅など、ネット環境(Wi-Fi)さえ整っていればどこでも利用することができます。つまり、会社やオフィスなどにとらわれず、自由な働き方が選べると言えます。

導入事例03:レンタルオイフィス

個人事業主が入居者として利用することで成り立つ「レンタルオフィス」。入居者の利便性・業務効率UP!の為に、ビジネスフォンをサービスの1つとして導入したいとのことです。

確かに、ただ場所を提供するのではなく、営業窓口となるサービスも提供できた方が入居者の満足度は高いもの。特に、個人事業主が独自にビジネスフォンを導入するのは負担が大きいものと言えます。

クラウド化した効果は?

効果としては、ビジネスフォンのクラウド化により、入居者ごとにサービスを提供できるということ。必要な分の回線数を入居者人数に合わせて調節でき、無駄なく運用できるということが挙げられます。

また、入居者ごとに独自の番号を提供でき、レンタルオフィスから自社オフィスへ移転する際、同一番号の継続利用が可能!利便性の高い、入居者側にメリットの大きいサービスを提供できる効果があると言えます。

ポイントは、契約者1人に対して複数人でサービスをシェアできること。ビジネスフォンのクラウド化サービスの中には、回線ごとに番号を付与できるものも。「誰に」の電話なのかで混乱することはありません。

少人数での事業展開が日常的な現在、ビジネスフォンのクラウド化は様々なサービスへの応用に繋がるのです。

4.まとめ

今回は、ビジネスフォンのクラウド化に対して、利用シーンからその効果について考えてみました。複数拠点間を結ぶ「内線化」、変化に対応した「拡張性」、アイディア次第で利用できる「自由度」など。クラウド化による効果は様々と言えます。

しかし、クラウド化に伴う効果はメリットばかりではありません。大きな課題と言えるのが「セキュリティ」の問題。非常に自由度の高いクラウド化では、常にウイルス感染や不正アクセスなどのリスクに晒されてます。

重要なのは、「クラウド化に伴うデメリットも把握する」ということ。メリットばかりでは、万が一に思わぬ被害を受ける可能性があります。ぜひ、良い面も悪い面も理解した上で、安全にビジネスフォンのクラウド化を検討してみてください。

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